Question 1

Was ist ein digitaler Empfang?

Accepted Answer

Ein digitaler Empfang ist ein KI-gestütztes System, das Kundenanfragen über verschiedene Kanäle automatisch bearbeitet – Telefon, WhatsApp, E-Mail, Website-Chat und Kontaktformulare. Er funktioniert wie eine virtuelle Rezeption: Anrufe werden angenommen, Fragen beantwortet, Termine vorgeschlagen und Notfälle weitergeleitet. So sind Sie 24/7 erreichbar, ohne selbst ans Telefon gehen zu müssen.

Question 2

Für wen ist der digitale Empfang geeignet?

Accepted Answer

Der digitale Empfang eignet sich für alle Betriebe, die regelmäßig Kundenanfragen erhalten und nicht immer erreichbar sein können: Handwerksbetriebe, Friseursalons, Physiotherapie-Praxen, Arztpraxen, Anwaltskanzleien, Kosmetikstudios und viele mehr. Besonders geeignet für Betriebe mit 1-20 Mitarbeitern, die keine eigene Rezeption haben.

Question 3

Wie schnell ist der digitale Empfang einsatzbereit?

Accepted Answer

Nach dem Onboarding (ca. 30-60 Minuten) ist Ihr digitaler Empfang sofort einsatzbereit. Im Onboarding hinterlegen Sie Ihre Firmendaten, Öffnungszeiten, Leistungen und individuelle Antworten. Danach können Sie direkt die Rufumleitung aktivieren oder die neue Nummer nutzen.

Question 4

Was kostet der digitale Empfang?

Accepted Answer

Der digitale Empfang kostet 299 € pro Monat zzgl. 499 € einmaliges Setup. Im Preis enthalten: 5 Kommunikationskanäle (Telefon, WhatsApp, E-Mail, Website-Chat, Kontaktformular), 300 Telefon-Minuten pro Monat, 200 WhatsApp-Konversationen pro Monat, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und persönlicher Support. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.

Question 5

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Accepted Answer

Ja, die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Allerdings bieten wir eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie: Wenn Sie innerhalb der ersten 30 Tage nicht zufrieden sind, erstatten wir Ihnen die komplette Einrichtungsgebühr und die erste Monatsrate.

Question 6

Gibt es versteckte Kosten?

Accepted Answer

Nein. Der Preis von 299 €/Monat enthält alle Leistungen. Zusätzliche Kosten entstehen nur, wenn Sie die inkludierten Fair-Use-Grenzen überschreiten (300 Telefon-Minuten/Monat, 200 WhatsApp-Konversationen/Monat). Überschreitungen werden mit 0,15 €/Minute bzw. 0,10 €/Konversation berechnet.

Question 7

Wie kann ich kündigen?

Accepted Answer

Die Kündigung ist jederzeit zum Ende der Vertragslaufzeit möglich, mit einer Frist von 30 Tagen. Die Kündigung kann per E-Mail, Brief oder über das Dashboard erfolgen. Ihre Daten werden nach Vertragsende DSGVO-konform gelöscht.

Question 8

Welche Kommunikationskanäle werden unterstützt?

Accepted Answer

Der digitale Empfang unterstützt 5 Kanäle: 1) Telefon – Anrufe werden automatisch angenommen und bearbeitet, 2) WhatsApp Business – Nachrichten werden sofort beantwortet, 3) E-Mail – eingehende Mails werden verarbeitet, 4) Website-Chat – Live-Chat auf Ihrer Website, 5) Kontaktformulare – Anfragen werden strukturiert erfasst. Alle Kanäle laufen in einem zentralen Dashboard zusammen.

Question 9

Wie klingt der digitale Empfang am Telefon?

Accepted Answer

Der digitale Empfang klingt natürlich und professionell – nicht wie ein Roboter. Die Begrüßung wird individuell für Ihren Betrieb angepasst. Sie können den Ton und Stil anpassen. Testen Sie selbst: Rufen Sie unsere Demo an unter +49 322 218 02294.

Question 10

Wie funktioniert die automatische Terminbuchung?

Accepted Answer

Der digitale Empfang fragt den Kunden nach dem gewünschten Termin, prüft die Verfügbarkeit in Ihrem Kalender (Google Calendar, Outlook oder andere) und schlägt passende Alternativen vor. Nach Bestätigung wird der Termin automatisch eingetragen und der Kunde erhält eine Bestätigung per WhatsApp oder E-Mail.

Question 11

Werden Notfälle erkannt und weitergeleitet?

Accepted Answer

Ja. Der digitale Empfang erkennt dringende Anfragen anhand von Keywords wie 'Notfall', 'dringend', 'Heizung ausgefallen', 'Wasserrohrbruch' etc. Diese werden sofort per SMS und/oder Anruf an Sie oder den diensthabenden Mitarbeiter weitergeleitet. Die Notfall-Keywords können Sie individuell anpassen.

Question 12

Kann ich die Antworten selbst anpassen?

Accepted Answer

Ja, vollständig. Im Dashboard können Sie alle Antworten, Begrüßungen, Preisauskünfte und FAQ-Texte selbst bearbeiten. Der digitale Empfang antwortet basierend auf den Informationen, die Sie hinterlegt haben. Änderungen sind jederzeit möglich und werden sofort aktiv.

Question 13

Kann ich meine bestehende Telefonnummer behalten?

Accepted Answer

Ja. Sie können Ihre bestehende Nummer behalten und eine Rufumleitung zum digitalen Empfang einrichten. Alternativ erhalten Sie eine zusätzliche Nummer speziell für den digitalen Empfang.

Question 14

Funktioniert das mit meinem bestehenden Kalender?

Accepted Answer

Ja. Der digitale Empfang synchronisiert mit Google Calendar, Microsoft Outlook und Apple Calendar. Termine werden automatisch eingetragen und abgeglichen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.

Question 15

Brauche ich technisches Wissen?

Accepted Answer

Nein. Der digitale Empfang ist so einfach wie ein Smartphone. Das Onboarding führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Danach können Sie im Dashboard alles per Klick anpassen.

Question 16

Ist der digitale Empfang DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja, vollständig. Wir verarbeiten alle Daten nach den Vorgaben der DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil des Vertrags. Alle Server stehen in Deutschland (IONOS Cloud, Frankfurt).

Question 17

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert (IONOS Cloud, Rechenzentrum Frankfurt). Wir nutzen keine Server in den USA oder anderen Drittländern. Die Datenübertragung ist TLS-verschlüsselt.

Question 18

Ist der digitale Empfang für Patientendaten geeignet?

Accepted Answer

Ja. Der digitale Empfang erfüllt die erhöhten Anforderungen für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Wir bieten einen speziellen Auftragsverarbeitungsvertrag für medizinische Betriebe. Alle technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind dokumentiert.

Häufig gestellte Fragen

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